Charte de Protection des
Données Personnelles des clients
Vous trouverez dans cette Charte de Protection des Données Personnelles les points suivants :
TABLE DES MATIÈRES
Notre engagement
L’identité du responsable de traitement
Les différentes données à caractère personnel que nous collectons
Les différents moments lors desquels vos données personnelles peuvent être collectées
Les données que nous collectons directement et leur finalité de traitement
Gestion des réservations
Gestion de la sécurité des biens et des personnes
Gestion du séjour
Gestion des réseaux sociaux
Gestion des fonctionnalités du site internet
Traitements liés à la gestion des obligations légales
Gestion des activités quotidiennes
Les données que nous collectons indirectement
Les durées de conservation
Les mesures de sécurité mises en place
Le partage de vos données personnelles
La protection de vos données personnelles lors de transfert hors Union Européenne
Vos droits et vos choix
Les cookies et autres traceurs
4* sans aucun nuage. Cela vaut également pour le respect de votre vie privée. C’est pourquoi, chez OKKO HOTELS, nous avons à cœur de vous faire vivre une expérience unique dans chacun de nos hôtels, tout en vous assurant transparence, sécurité, et confidentialité en ce qui concerne l’utilisation de vos données personnelles.
Cette politique, accessible à tous, sur le site Internet https://www.okkohotels.com, est actualisée régulièrement pour tenir compte des évolutions législatives et réglementaires et de tout changement dans les offres de services proposées. Nous vous recommandons de la consulter régulièrement.
La présente politique générale de protection des données personnelles est complétée par :
- Les conditions générales de vente OKKO HOTELS que vous trouverez ici.
OKKO HOTELS s’engage à ne collecter que le minimum de données nécessaires à la prestation des services que nous proposons. Aucune donnée ne sera collectée à votre insu.
L’IDENTITÉ DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT
Le responsable de traitement est la personne morale ou physique qui détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles, c'est à dire l'objectif et la façon de le réaliser.
Dans la plupart des cas, les finalités et les moyens de traitement sont déterminés par la société par action simplifiées OKKO HOTELS, au capital de 182 160 euros dont le siège social se situe au 52 Boulevard Malesherbes, 75008 PARIS, et immatriculé au RCS de Paris sous le numéro B 515 402 188 (ci-après « OKKO HOTELS »).
Numéro de TVA intracommunautaire : FR 95 515 402 188.
Néanmoins, il se peut que dans certains cas, OKKO HOTELS soit co-responsable de traitement avec divers prestataires, notamment pour le paiement de vos réservations en ligne. Dans ce cas, OKKO HOTELS s’assurera que ces prestataires traitent vos données personnelles conformément aux exigences de la règlementation applicable en matière de protection des données personnelles et notamment du règlement relatif à la protection des données personnelles (ci-après « RGPD° ») et de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dite « Informatique et Libertés ».
LES DIFFÉRENTES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS COLLECTONS
Une donnée personnelle est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Mais, parce qu’elles concernent des personnes, celles-ci doivent en conserver la maîtrise.
Une personne physique peut être identifiée
- Directement (exemple : nom et prénom) ;
- Indirectement (exemple : par un numéro de téléphone ou de plaque d’immatriculation, un identifiant tel que le numéro de sécurité sociale, une adresse postale ou courriel, mais aussi la voix ou l’image).
Chez OKKO HOTELS, nous ne collectons pas et ne collecterons jamais volontairement de données dites « sensibles », à savoir qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique.
Les données susceptibles d’être collectées et traitées par OKKO HOTELS sont pour exemple :
- Vos coordonnées (nom, prénom, n° de téléphone, email, …) ;
- Vos données d’identité (date de naissance, nationalité, …) ;
- Votre n° de carte de crédit et/ou autres informations de paiement ;
- Votre n° de membre du programme de fidélisation OKKO HOTELS et des informations relatives à vos activités dans le cadre du programme de fidélité ;
- Vos dates et heures d’arrivée et de départ et autres informations concernant vos séjours (n° de réservation, lieux, …) ;
- Vos préférences et centres d’intérêts (étage préféré, type de presse écrite lue, intérêts culturels, préférences alimentaires et de boissons, …) ;
- Vos réponses aux questionnaires de satisfaction ou autres commentaires, durant ou à la suite d’un séjour dans l’un des établissements OKKO HOTELS ;
- Des informations techniques et de géolocalisation, générées dans le cadre de l’utilisation de notre site internet (adresse IP, données de connexions et données de navigation) aux fins d’optimiser notre site internet pour qu’il corresponde à vos besoins d’utilisation.
Le caractère obligatoire ou facultatif des informations demandées vous est signalé lors de la collecte par un astérisque. Les informations signalées par un astérisque sont obligatoires car indispensables au traitement de vos demandes. Les autres informations sont destinées à mieux vous connaître et à améliorer les services qui vous sont proposés. Elles sont, par conséquent, facultatives.
La collecte d’informations sur des personnes de moins de 16 ans est limitée à leurs seuls nom, nationalité et date de naissance, qui ne peuvent nous être fournis que par un adulte étant leur représentant légal. Nous vous remercions de vous assurer que vos enfants ne nous transmettent aucune donnée personnelle sans votre autorisation (notamment via Internet).
Dans le cas où une telle transmission aurait lieu, vous pouvez contacter le Service Responsable de la protection des Données Personnelles (voir la rubrique « Vos droits et vos choix » ci-dessous) afin de nous en informer et que nous nous assurions que ces informations soient supprimées.
LES DIFFÉRENTS MOMENTS LORS DESQUELS VOS DONNÉES PERSONNELLES PEUVENT ÊTRE COLLECTÉES
Vos données personnelles peuvent être collectées à différents moments, et notamment lorsque :
- Vous créez votre compte client « Mon compte » ;
- Vous effectuez une commande/réservation sur le Site OKKO HOTELS ou la Boutique en ligne (formulaire de collecte en ligne) ;
- Vous réservez dans un de nos hôtels par le biais d’un tiers ou non ;
- Vous naviguez sur notre site web et consultez des produits ou services ;
- Vous séjournez dans l’un de nos hôtels ;
- Vous contactez par quelque moyen que ce soit l’un de nos hôtels ou le service client OKKO HOTELS ;
- Vous échangez avec un agent conversationnel ou « chatbot » sur notre site internet ;
- Vous vous inscrivez à la liste de diffusion de la newsletter ;
- Vous répondez à un questionnaire de satisfaction ;
- Vous nous contactez pour tous litiges, demandes et/ou réclamations ;
- Vous participez à un concours ou jeux en ligne mis en place par OKKO HOTELS ;
- Vous nous contactez via l’adresse privacy@okkohotels.com pour exercer vos droits d’accès, de rectification, suppression et d’opposition pour motifs légitimes et d’opposition à la prospection commerciale.
LES DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS DIRECTEMENT ET LEUR FINALITÉ DE TRAITEMENT
| Traitement des données |
Finalités de traitement | Données susceptibles d'être collectées et traitées |
Base légale et intérêt légitime poursuivi par OKKO HOTELS |
| GESTION DES RÉSERVATIONS | |||
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Gestion des demandes de réservation de chambres ou d’espaces de réunion/club ;
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Alimenter notre outil de gestion hôtelière afin de traiter votre réservation et votre séjour ;
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Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ;
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Gestion des garanties bancaires/de la lutte contre les impayés et fraudes au paiement.
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Garantir le paiement lorsque vous réservez une chambre dans l’un de nos hôtels.
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Traitement nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime consistant à assurer le paiement des réservations effectuées.
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Gestion des remboursements
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Rembourser une réservation que vous ne pouvez finalement honorer, dans le strict respect de nos Conditions Générales de Vente
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Traitement nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime consistant à effectuer des remboursements
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| Gestion de l’accueil client | Vous offrir un accueil efficace et personnalisé lors de vos séjours dans nos hôtels. |
Réutilisation des données de réservation
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Traitement nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés |
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Gestion des commandes de la boutique en ligne OKKO HOTELS
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Assurer le traitement de votre commande Assurer la livraison de vos produits
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Traitement nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés Traitement nécessaire à l’exécution du contrat de vente
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Gestion des paiements
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Permettre un paiement sécurisé lors de la réservation Encaissement des prestations fournies
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Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie Traitement nécessaire pour se conformer à une obligation légale
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| GESTION DE LA SÉCURITÉ DES BIENS ET DES PERSONNES | |||
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Restreindre l’accès en chambre aux personnes concernées seulement
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Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer la sécurité des biens et des personnes
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Vidéosurveillance
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Assurer la sécurité des personnes et des biens notamment en luttant contre le vol et plus généralement contre la commission d’infractions et contre les violences aux personnes |
Enregistrement vidéo identifiant les caractéristiques physiques des personnes
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Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer la sécurité des biens et des personnes
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Gestion des clients présents
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Utiliser les services nécessaires pour rechercher l’identité des personnes présentes dans l’hôtel en cas d’événements graves impactant l’établissement concerné (catastrophes naturelles, attentats, etc.)
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Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer la sécurité des biens et des personnes
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| GESTION DU SÉJOUR | |||
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Suivi de vos consommations (téléphone, boissons, …)
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Gestion de la consommation à des fins de facturation
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Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés
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Gestion du service de nettoyage
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Gestion des prestations de nettoyage en chambre fournies dans l’offre
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Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés
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Gestion de la relation client et activité marketing
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Informer les clients le souhaitant de l’activité de nos hôtels, de bons plans ou d’offres promotionnelles Collecter le consentement et assurer un suivi de nos actions marketing
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Traitement nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, réaliser des actions de marketing direct et améliorer nos services
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Gestion de la sécurité et de la performance du site internet OKKO HOTELS
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Amélioration de la navigation sur le site internet OKKO HOTELS Assistance et maintenance du site internet Mise en œuvre de mesures de sécurité et de prévention des fraudes
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Traitement nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités, à réaliser des prestations informatiques, d’administration et de sécurité des réseaux afin de prévenir la fraude
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| GESTION DES RÉSEAUX SOCIAUX | |||
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Organisation de jeux concours en ligne
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Assurer un suivi des remises des prix
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Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime à organiser des jeux concours en ligne, sur la base du consentement et l’acceptation des conditions de participations.
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Réalisation de statistiques liées à nos réseaux sociaux (taux de conversion, …) |
Mesurer et analyser les opérations marketing et de communication sur les réseaux sociaux
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Données relatives aux personnes ayant partagé ou aimé nos publications
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Traitement nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, réaliser des actions de marketing direct et améliorer nos services |
| GESTION DES FONCTIONNALITÉS DU SITE INTERNET | |||
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Formulaire de contact
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Adresser votre message à l’hôtel ou au service concerné
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Consentement à l’utilisation des données nécessaires au traitement de votre message
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Gestion du programme de fidélité via l’espace « Mon Compte » sur le site internet OKKO HOTELS
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Opération visant à fidéliser la clientèle Accorder 10% de réduction sur vos séjours depuis le site en ligne Faciliter vos futures réservations depuis notre site internet en remplissant automatiquement certains champs exigés dans les formulaires de collecte de donnéesAccéder au récapitulatif de vos réservations passées et futures Modifier vos informations personnelles directement depuis votre compte
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Traitement nécessaire à la gestion de votre compte à la suite de votre adhésion au programme de fidélité sur la base du consentement.
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Gestion du chat en ligne
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Améliorer l’utilisation et la performance du site internet Répondre aux clients commençant une conversation en ligne avec nos agents (demande d’informations, problèmes techniques, …)
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Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés
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Gestion des droits des personnes en matière de protection des données
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Gestion des demandes de désabonnement des newsletters, promotions, offres touristiques et enquêtes de satisfaction Gestion des demandes des personnes concernées en matière de protection de leurs données personnelles.
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Traitement nécessaire pour le respect d’une obligation légale
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Gestion financière et comptable
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Gestion des débiteurs et des recouvrements d’impayés
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Reçus, impayés, relances, soldes et par conséquent, les données y figurant
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Intérêt légitime à recouvrer les impayés
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Gestion des fiches de police
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Renseignement des fiches de police pour les clients ressortissants non français
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Données renseignées sur la Fiche de police pour les clients étrangers : nom, prénom, nom et adresse de l’hôtel concerné, date et lieu de naissance, domicile habituel, nationalité, numéro de téléphone mobile, adresse mail, date de départ prévu |
Traitement nécessaire pour se conformer à une obligation légale
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| Gestion de la qualité et de la satisfaction client | Envoi de questionnaires de satisfaction à la suite d’un séjour pour mesurer la qualité de l’offre et collecter vos commentaires |
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Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à promouvoir nos services, réaliser des actions de marketing direct et améliorer nos services |
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Gestion des emails
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Gestion des activités comme les messageries et les boîtes mails, le cloud (SharePoint), Excel, Word, etc.
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Traitement nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés
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Gestion des cahiers de consignes en ligne
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Echange de consignes en interne afin d’optimiser nos services et répondre à vos besoins (demandes particulières, problèmes techniques, …)
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Traitement nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés
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LES DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS INDIRECTEMENT
Nous travaillons avec des comparateurs d’hôtels en ligne ou des moteurs de recherche tels que Booking.com, Expedia, InfiniteHotel, etc.
Si vous utilisez l’un de ces services afin d’effectuer votre réservation, ils collectent et nous transmettent les données, notamment personnelles, nécessaires à votre réservation. Ces partenaires peuvent collecter d’autres données pour leur propre compte auxquelles nous n’avons pas accès. Ils peuvent, selon les cas, encaisser ou non le prix de la réservation pour notre compte.
Par ailleurs, ces entreprises traitent les Données Personnelles que vous leur fournissez pour leur propre compte. Par conséquent, nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité afin de comprendre comment et pourquoi ils traitent les Données que vous leurs transmettez.
Vous trouverez plus de détails concernant la collecte de données à caractère personnel dans la rubrique « Les finalités et données personnelles susceptibles d’être collectées par catégorie de traitement » ci-dessous.
Les données sont conservées sur une base active pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. A l’issue de cette durée, certaines données seront ensuite archivées avec un accès restreint durant une durée supplémentaire pour des raisons strictement limitées et autorisées par la loi (paiement, garantie, litige, etc.). Passé ce délai, elles sont supprimées.
Concernant les durées de conservation :
- Les données à caractère personnel collectées et traitées pour la prestation de nos services sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis en base active pendant 5 ans à compter de la fin du service. Cependant, ces dernières peuvent être conservées plus longtemps si les besoins de l’opération le justifient (en cas de litige en cours par exemple). En tout état de cause, lorsque cela est nécessaire, ces périodes peuvent être étendues jusqu’à la date de la prescription de la responsabilité, date à laquelle les données à caractère personnel seront pseudonymisées ;
- Les informations relatives à votre carte bancaire ne sont pas conservées au-delà de la réalisation de la transaction.
- Les informations relatives aux concours sont conservées le temps du concours et de la remise des prix ;
- Les données à caractère personnel liées à des demandes de renseignements, sans qu’un contrat s’en suive, sont conservées le temps nécessaire à la réponse, majoré d’une durée maximum de 6 mois ;
- Les données à caractère personnel traitées dans le cadre d’opérations de prospection ou de communication pour lesquelles vous avez donné votre consentement, ne seront pas conservées plus de 3 ans à compter de la date du dernier contact émanant de votre part ; ou elles seront supprimées dès manifestation de votre opposition à leur utilisation (voir la rubrique « Vos droit et vos choix ci-dessous).
LES MESURES DE SÉCURITÉ MISES EN PLACE
Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos Données Personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisé à ces données.
Cependant, nous ne maîtrisons pas tous les risques liés au fonctionnement d’Internet et attirons votre attention sur l’existence d’éventuels risques inhérents à son fonctionnement.
Nous contrôlons également la façon dont nos prestataires traitent vos Données personnelles, de manière à ce que ces derniers présentent les garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures appropriées en matière de protection des données personnelles et notamment de sécurité de ces données.
LE PARTAGE DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
OKKO HOTELS s’engage à prendre les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité des données et éviter leur divulgation à des tiers non autorisés. Dans l’hypothèse d’un transfert de données à des destinataires internes ou externes, OKKO HOTELS prend les mesures appropriées pour garantir la conformité du transfert aux exigences de la législation applicable en matière de protection des données personnelles.
Vos données sont susceptibles d’être partagées avec les destinataires internes ou externes suivants :
Destinataires internes :
Le personnel de l’hôtel concerné par votre séjour ;
Toutes personnes habilitées au sein des départements suivants : Marketing, Projets Groupe, Opérationnel et Finance ;
Destinataires externes :
- Nos partenaires commerciaux (outil de gestion hôtelière, outil CRM, outil de communication et marketing, service de livraison, etc.) ;
- Nos sous-traitants (notamment les entreprises de services de nettoyage hôtelier) ;
- Autorités locales : nous pouvons aussi être amenés à transmettre vos informations aux autorités locales, si cela est exigé par la loi ou dans le cadre d’une enquête et conformément à la réglementation locale.
LA PROTECTION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES LORS DE TRANSFERT HORS UNION EUROPÉENNE
OKKO HOTELS partage et partagera vos données uniquement avec des prestataires ayant une politique de protection des données conforme aux exigences de la législation applicable en matière de protection des données personnelles et notamment un niveau de protection équivalent si les données sont transférées hors de l’Union Européenne.
Comme le prévoit la réglementation relative à la protection des données personnelles, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition et de suppression des données vous concernant, d’un droit à la portabilité de vos données, d’un droit de limitation du traitement ainsi que d’un droit de définir des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel après votre décès. Pour exercer ces droits, il suffit de vous adresser au Service en charge de la Protection des Données :
- Par courrier à l’adresse suivante :
OKKO HOTELS SAS – Service Protection des Données
52 Boulevard Malesherbes, 75008 Paris
- Par message électronique à l’adresse suivante : privacy@okkohotels.com
Par souci d’efficacité, lorsque vous contactez le service en charge de la Protection des Données, vous êtes invité à préciser le nom de l’hôtel concerné par votre demande si cela est nécessaire.
Il se peut qu’OKKO HOTELS vous demande une copie d’un document officiel d’identification (carte d’identité ou passeport) afin de vérifier votre identité dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles.
Une réponse vous sera adressée dans un délai maximum d’un mois à compter de la date de réception de votre demande, prolongeable de 2 mois supplémentaires en fonction de la complexité de la demande et/ou du nombre de demandes reçues. Dans ce cas, vous recevrez toutefois une réponse dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.
Vous disposez par ailleurs, du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).
Si vous souhaitez saisir la CNIL de toute demande, vous trouverez ci-dessous les coordonnées :
- Par courriel à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) à l’adresse suivante : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 ;
- Par téléphone au 01 53 73 22 22 (du lundi au jeudi de 9h à 18h30 / le vendredi de 9h à 18h) ;
- Par fax au 01 53 73 22 00.
Attention ! La CNIL ne reçoit pas le public et n’assure aucun renseignement sur place.
Si vous souhaitez déposer une plainte auprès de la CNIL, vous pouvez renseigner le formulaire de dépôt de plainte en ligne disponible à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/fr/plaintes
Si vous avez une question sur vos droits informatique et libertés, vous pouvez consulter le site de la CNIL : www.cnil.fr.
LES COOKIES ET AUTRES TRACEURS
Lors de la consultation du site internet OKKO HOTELS, certaines informations relatives à la navigation de votre terminal sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers appelés « Cookies » ou autres traceurs installés sur votre terminal, sous réserve des choix que vous auriez exprimés concernant les Cookies et que vous pouvez modifier à tout moment.
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